Gemakkelijk, snel en professioneel bezoek ontvangen

Vaak gaat een uitnodiging nog via een saaie, onpersoonlijk en automatische mail. Hier geef je de bezoeker geen wow factor mee. Je zadelt je receptionist ook met onnodige administratie op, doordat deze de bezoeker moet aanmelden en afmelden. Dit kan allemaal een stuk makkelijker en professioneler. Door gebruik te maken van een bezoekerregistratiesysteem heeft de receptionist meer tijd over voor de klant zelf en kan hier meer aandacht aan worden besteed. Hoe werkt dit nu precies en wat moet ik er allemaal voor doen? Dat zal ik allemaal even kort uitleggen in deze blog.

Werking De werking van de aanwezigheidsregistratie app is vrij gemakkelijk. Je maakt eerst een afspraak via de agenda in de portaal. Wanneer je dit gedaan hebt wordt er automatisch een uitnodiging verzonden naar de desbetreffende persoon. In deze uitnodiging staan een aantal belangrijke vermeldingen zoals: de Covid-regels, de route, huishoudelijke regels en overige voorwaarden. Wanneer de bezoeker binnenkomt hoeft hij zich niet meer aan te melden bij de receptie. Hij hoeft alleen zijn QR-code te scannen. Dit is geheel contactloos, waardoor je makkelijker 1,5 meter afstand kan houden. Wanneer de bezoeker dit gedaan heeft wordt hij gevraagd de voorwaarden van het bedrijf te ondertekenen. Als laatst moet de bezoeker nog een aantal corona vragen beantwoorden, zodat de uitnodiger weet dat het veilig is en besmettingen voorkomen worden. Als dit gedaan is krijgt de uitnodiger een persoonlijk berichtje dat de bezoeker er is.

Snel een gemakkelijk
Zoals je ziet is deze vorm van bezoek regelen snel en gemakkelijk. Je hoeft geen mail meer te versturen, je receptie hoeft het bezoek niet meer aan te melden en je kan makkelijk alle belangrijke informatie via de uitnodiging versturen. Buiten dit alles is het nog beter naar de klant toe gericht, omdat je je eigen huisstijl goed naar voren kan laten komen. Weg met de ouderwetse vorm van uitnodigen.